Mit HighSpeech ins Homeoffice
Laut Wikipedia ist „Homeoffice“ der Anglizismus zu Telearbeit; eine Arbeitsform, die es auch schon lange vor der aktuellen Krise gab.
Unter Telearbeit versteht man jegliche Form der Arbeit, die außerhalb der Räumlichkeiten des Unternehmens stattfindet. Das kann der Arbeitsplatz in der eigenen Wohnung sein oder auch einfach nur das Arbeiten von unterwegs. Die Arbeitsergebnisse werden weitestgehend über digitale Kanäle übermittelt.
Im Bereich der Schriftguterstellung ist die flexible Arbeitsweise von besonderer Bedeutung, da es sich zumeist um einen intellektuellen Vorgang handelt und die besten Ideen bekanntlich nicht am Büroschreibtisch entstehen.
Wie kann nun die Schriftguterstellung außerhalb des Büros erfolgen?
Diktieren im Rechenzentrum / auf dem Terminalserver
Alle Voraussetzungen erfüllt der Anwender, der einen Terminalserver einsetzt oder seine EDV in ein Rechenzentrum (Cloud) ausgelagert hat. Der EDV-Arbeitsplatz kann flexibel gestaltet sein und muss lediglich über einen Zugang zum Internetverfügen. Der Anwender kann sich mit dem Server verbinden und alle Möglichkeiten nutzen, die ihm im Büro zur Verfügung stehen. Diktate können digital aufgenommen und vom Sekretariat über einen Heimarbeitsplatz transkribiert werden. Bei Einsatz der Spracherkennung kann die diktierende Person die Diktate auch direkt fertigstellen; diese Arbeitsweise bietet sich bei E-Mails und Aktennotizen an oder bei Nichtvorhandensein eines Sekretariats.
Diktieren ohne Terminalserver
Sofern kein Terminalserver im Einsatz ist, kann sich der Anwender von seinem EDV-Arbeitsplatz im Homeoffice per Internet (VPN) mit seinem Büro-PC verbinden und alle Möglichkeiten nutzen, die ihm im Büro zur Verfügung stehen. Nachteil dieser Lösung: Jeder Büro-PC (Diktierende Person, Sekretariat etc.), der auf diese Weise genutzt wird, muss eingeschaltet sein.
Mobiles Diktieren (ohne Terminalserver)
Bei Einsatz eines mobilen Diktiergerätes (die Diktate werden aufgezeichnet und auf dem Gerät gespeichert) werden die Diktate an einem beliebigen EDV-Arbeitsplatz heruntergeladen und per E-Mail an einen anderen EDV-Arbeitsplatz (z. B. Heimarbeitsplatz des Sekretariats) weitergeleitet. Das Sekretariat schickt das fertige Dokument ebenfalls per E-Mail an die diktierende Person zurück. Sofern kein mobiles Diktiergerät zur Hand ist können die Diktate auch mit einem Smartphone und einer entsprechenden Diktier-App erstellt werden. Die Diktate werden dann auf direktem Weg per E-Mail versandt. Bei der mobilen Arbeitsweise ist auf jeden Fall darauf zu achten, dass entsprechende Verschlüsselungsmechanismen zum Einsatz kommen.